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Pol铆tica de tratamiento de datos

1. IDENTIFICACI脫N DEL RESPONSABLE

2. MARCO LEGAL Y 脕MBITO DE APLICACI脫N

GRUPO AL S.A.S., de conformidad con lo dispuesto en el art铆culo 15 de la constituci贸n pol铆tica de Colombia, la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y dem谩s disposiciones complementarias, informa su pol铆tica para la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n, supresi贸n y todo aquello aplicable a la protecci贸n de datos personales.

La presente pol铆tica aplica sobre toda la informaci贸n personal registrada en nuestras bases de datos, sean manuales o electr贸nicas, y que sean susceptibles de cualquier tipo de tratamiento al interior de la compa帽铆a.

3. DEFINICIONES

GRUPO AL S.A.S., aplicar谩 las siguientes definiciones de conformidad con la normatividad legal, as铆: Seg煤n (Congreso de la Rep煤blica, 2012), en su ley 1581, art. 3, se entiende por a) Autorizaci贸n: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier informaci贸n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operaci贸n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n; h) Aviso de privacidad: Documento f铆sico, electr贸nico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposici贸n del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la informaci贸n relativa a la existencia de las pol铆ticas de tratamiento de informaci贸n que le ser谩n aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; i) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza 铆ntima o reservada s贸lo es relevante para el titular; j) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaci贸n, tales como aquellos que revelen el origen racial o 茅tnico, la orientaci贸n pol铆tica, las convicciones religiosas o filos贸ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido pol铆tico o que garanticen los derechos y garant铆as de partidos pol铆ticos de oposici贸n, as铆 como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biom茅tricos.

4. PRINCIPIOS

Seg煤n (Congreso de la Rep煤blica, 2012), en su ley 1581, art. 4, los siguientes principios ser谩n aplicados por GRUPO AL S.A.S. para el manejo arm贸nico e integral de los datos; a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente pol铆tica es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las dem谩s disposiciones que la desarrollen; b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad leg铆tima de acuerdo con la Constituci贸n y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento s贸lo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podr谩n ser obtenidos o divulgados sin previa autorizaci贸n, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La informaci贸n sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se proh铆be el Tratamiento de datos parciales, incompletos, que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informaci贸n acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulaci贸n restringida: El Tratamiento se sujeta a los l铆mites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente pol铆tica y la Constituci贸n. En este sentido, el Tratamiento s贸lo podr谩 hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente pol铆tica; Los datos personales, salvo la informaci贸n p煤blica, no podr谩n estar disponibles en Internet u otros medios de divulgaci贸n o comunicaci贸n masiva, salvo que el acceso sea t茅cnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido s贸lo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente pol铆tica; g) Principio de seguridad: La informaci贸n sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente pol铆tica, se deber谩 manejar con las medidas t茅cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de p煤blicos est谩n obligadas a garantizar la reserva de la informaci贸n, inclusive despu茅s de finalizada su relaci贸n con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo s贸lo realizar suministro o comunicaci贸n de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente pol铆tica y en los t茅rminos de la misma.

5. FINALIDAD DE LA RECOLECCI脫N Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO AL S.A.S., har谩 uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relaci贸n contractual existente con sus clientes, proveedores y empleados, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre h谩bitos de consumo; f) Enviar al correo f铆sico, electr贸nico, celular o dispositivo m贸vil, o a trav茅s de cualquier otro medio an谩logo y/o digital de comunicaci贸n creado o por crearse, informaci贸n comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campa帽as, promociones o concursos de car谩cter comercial o publicitario, adelantados por GRUPO AL S.A.S. y/o por terceras personas autorizadas por la compa帽铆a; g) Desarrollar el proceso de selecci贸n, evaluaci贸n, y vinculaci贸n laboral; h) Soportar procesos de auditor铆a interna o externa; i) registrar la informaci贸n de empleados, activos e inactivos, j) Los indicados en la autorizaci贸n otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo.

Los datos recolectados directamente al interior de la compa帽铆a, tomados de los documentos que suministran las personas y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones, 茅stos se utilizar谩n para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de GRUPO AL S.A.S. y podr谩n ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Los datos personales proporcionados, ser谩n utilizados s贸lo para los prop贸sitos aqu铆 se帽alados, y por tanto, GRUPO AL S.A.S. no proceder谩 a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: Exista autorizaci贸n expresa para hacerlo; sea necesario para permitir a terceros autorizados a prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; sea necesario divulgarlos a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de GRUPO AL S.A.S.; que sea requerido o permitido por la ley.

GRUPO AL S.A.S, podr谩 subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o informaci贸n. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de informaci贸n personal o se proporcione informaci贸n personal a terceros prestadores de servicios, GRUPO AL S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha informaci贸n personal con medidas de seguridad apropiadas, se proh铆be el uso de la informaci贸n para fines propios y se solicita que no se divulgue la informaci贸n personal a otros, teniendo especial cuidado con la informaci贸n sobre datos sensibles.

GRUPO AL S.A.S., no requerir谩 autorizaci贸n del titular para el tratamiento de datos en los siguientes casos, seg煤n ley 1581, art. 10: a) Informaci贸n requerida por una entidad p煤blica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza p煤blica; c) Casos de urgencia m茅dica o sanitaria; d) Tratamiento de informaci贸n autorizado por la ley para fines hist贸ricos, estad铆sticos o cient铆ficos y e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

GRUPO AL S.A.S., asegurar谩 a los titulares los siguientes derechos, (Congreso de la Rep煤blica, 2012), ley 1581, art. 8. A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podr谩 ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento est茅 expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorizaci贸n otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se except煤e como requisito para el Tratamiento; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente pol铆tica y las dem谩s normas legales que la complementen; e) Revocar la autorizaci贸n y/o solicitar la supresi贸n del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant铆as constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresi贸n proceder谩 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta pol铆tica y a la Constituci贸n; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DE GRUPO AL S.A.S.

Para la presente pol铆tica de tratamiento y protecci贸n de datos personales, son deberes de GRUPO AL S.A.S.: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data; b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el titular; c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten en virtud de la autorizaci贸n otorgada; d) Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la informaci贸n sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la informaci贸n, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

Adicionalmente, se deber谩n implementar todas las medidas necesarias para que la informaci贸n se mantenga actualizada; g) Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente: h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del titular; i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos se帽alados por la ley; j) Identificar cuando determinada informaci贸n se encuentra en discusi贸n por parte del titular; k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos; l) Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los titulares; m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular; n) Usar 煤nicamente datos cuyo tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012; o) GRUPO AL S.A.S. har谩 uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades descritas en esta pol铆tica y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protecci贸n de datos personales.

8. SOLICITUD DE AUTORIZACI脫N AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

GRUPO AL S.A.S. solicitar谩 al titular del dato su autorizaci贸n para efectuar su recolecci贸n y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios t茅cnicos, automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorizaci贸n y/o de la conducta inequ铆voca descrita en el art铆culo 7 del Decreto 1377 de 2013.

9. AVISO DE PRIVACIDAD

GRUPO AL S.A.S., pondr谩 a disposici贸n del titular la pol铆tica para tratamiento de datos personales a trav茅s de su sitio web en www.grupoal.com.co; en caso que no sea posible esta exhibici贸n, publicar谩 el aviso de privacidad, anexo a esta pol铆tica, el cual lo conservar谩 para consulta posterior por parte del titular y/o de la superintendencia de industria y comercio.

10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICI脫N DE DECRETO 1377 DE 201

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del art铆culo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GRUPO AL S.A.S., proceder谩 a publicar un aviso en su sitio web www.grupoal.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente pol铆tica de tratamiento de informaci贸n y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en nuestras bases de datos.

Y de conformidad con el numeral 4 del Decreto 1377, si en el t茅rmino de treinta (30) d铆as h谩biles, contados a partir de la publicaci贸n de esta pol铆tica en la sitio web de GRUPO AL S.A.S., el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresi贸n de informaci贸n personal de nuestras bases de datos, el responsable y encargado podr谩n continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la pol铆tica de Tratamiento de la informaci贸n, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminaci贸n del dato.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GRUPO AL S.A.S., adoptar谩 las medidas t茅cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutar谩 los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la informaci贸n.

12. ATENCI脫N DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

Los titulares podr谩n CONSULTAR su informaci贸n personal y recibir de parte de GRUPO AL S.A.S. todo el contenido en su registro individual.

Los titulares podr谩n RECLAMAR cuando consideren que la informaci贸n contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de correcci贸n, actualizaci贸n o supresi贸n, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contemplados en la ley y en estas pol铆ticas.

Los titulares podr谩n PETICIONAR la actualizaci贸n, rectificaci贸n o supresi贸n de datos cuando esta resulte ser incompleta o inexacta.

Para atender las consultas, reclamos y peticiones de los titulares, GRUPO AL S.A.S, designa al 谩rea de INFORM脕TICA, cuyo personal est谩 en capacidad de darles soluci贸n de acuerdo a estas pol铆ticas. Para todos los casos, el titular deber谩 hacer la solicitud al correo electr贸nico protecciondedatos@grupoal.com.co indicando su nombre, identificaci贸n, forma de contactarlo, tipo de solicitud, una breve descripci贸n del caso y aportar la documentaci贸n necesaria que soporte su caso.

GRUPO AL S.A.S, le dar谩 tr谩mite a las solicitudes recibidas en un m谩ximo de diez (10) h谩biles contados a partir de la fecha de recepci贸n; los reclamos ser谩n etiquetados como RECLAMO EN TR脕MITE hasta su soluci贸n y respuesta al titular. Si la solicitud no es clara o GRUPO AL S.A.S. considera que debe tener un soporte adicional, le har谩 saber esta decisi贸n al titular solicitando el soporte adicional; al recibir los soportes requeridos se inicia nuevamente el plazo de diez (10) d铆as h谩biles para su tr谩mite; si pasados treinta (30) d铆as calendario, el titular no da respuesta al requerimiento se considera que ha desistido de su solicitud y continua la autorizaci贸n de uso de sus datos sin modificaci贸n alguna.

13. VIGENCIA

Esta pol铆tica para el tratamiento de datos personales entra en vigencia a partir de noviembre 1 de 2016 y ser谩 publicada al igual que cualquier modificaci贸n y el aviso de privacidad, para conocimiento de los titulares en la sitio web de GRUPO AL S.A.S. www.grupoal.com.co