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Política de tratamiento de datos

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

2. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

GRUPO AL S.A.S., de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la constitución política de Colombia, la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, informa su política para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todo aquello aplicable a la protección de datos personales.

La presente política aplica sobre toda la información personal registrada en nuestras bases de datos, sean manuales o electrónicas, y que sean susceptibles de cualquier tipo de tratamiento al interior de la compañía.

3. DEFINICIONES

GRUPO AL S.A.S., aplicará las siguientes definiciones de conformidad con la normatividad legal, así: Según (Congreso de la República, 2012), en su ley 1581, art. 3, se entiende por:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular
  •  Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

4. PRINCIPIOS

Según (Congreso de la República, 2012), en su ley 1581, art. 4, los siguientes principios serán aplicados por GRUPO AL S.A.S. para el manejo armónico e integral de los datos; 

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por  el Titular y/o por las personas previstas en la presente política. 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente política.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente política y en los términos de la misma.

5. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO AL S.A.S., hará uso de los datos personales para: 

a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y empleados, incluida el pago de obligaciones contractuales;

b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; 

c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; 

d) Evaluar la calidad del servicio; 

e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; 

f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por GRUPO AL S.A.S. y/o por terceras personas autorizadas por la compañía; 

g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;

h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; 

i) registrar la información de empleados, activos e inactivos, 

j) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo.

Los datos recolectados directamente al interior de la compañía, tomados de los documentos que suministran las personas y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de GRUPO AL S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Los datos personales proporcionados, serán utilizados sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, GRUPO AL S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: Exista autorización expresa para hacerlo; sea necesario para permitir a terceros autorizados a prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; sea necesario divulgarlos a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de GRUPO AL S.A.S.; que sea requerido o permitido por la ley.

GRUPO AL S.A.S, podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, GRUPO AL S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros, teniendo especial cuidado con la información sobre datos sensibles.

Para el tratamiento de datos sensibles GRUPO AL S.A.S dará cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Ley 1581 de 2012. Cuando se requiera recolectar información sensible, el titular tendrá derecho a entregar o no los datos solicitados, ninguna actividad podrá condicionarse a la entrega de Datos Sensibles por parte del Titular 

GRUPO AL S.A.S., no requerirá autorización del titular para el tratamiento de datos en los siguientes casos, según ley 1581, art. 10: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

GRUPO AL S.A.S., asegurará a los titulares los siguientes derechos, (Congreso de la República, 2012), ley 1581, art. 8.

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las demás normas legales que la complementen. 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta política y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DE GRUPO AL S.A.S.

Para la presente política de tratamiento y protección de datos personales, son deberes de GRUPO AL S.A.S.: 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. 

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular. 

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular. 

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o) GRUPO AL S.A.S. hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades descritas en esta política y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

8. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

GRUPO AL S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos, automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

9. AVISO DE PRIVACIDAD

GRUPO AL S.A.S., pondrá a disposición del titular la política para tratamiento de datos personales a través de su sitio web en www.grupoal.com.co; en caso que no sea posible esta exhibición, publicará el aviso de privacidad, anexo a esta política, el cual lo conservará para consulta posterior por parte del titular y/o de la superintendencia de industria y comercio.

10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DE DECRETO 1377 DE 201

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GRUPO AL S.A.S., procederá a publicar un aviso en su sitio web www.grupoal.com.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en nuestras bases de datos.

Y de conformidad con el numeral 4 del Decreto 1377, si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la publicación de esta política en el sitio web de GRUPO AL S.A.S., el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de información personal de nuestras bases de datos, el responsable y encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GRUPO AL S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

12. ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

Los titulares podrán CONSULTAR su información personal y recibir de parte de GRUPO AL

S.A.S. todo el contenido en su registro individual.

Los titulares podrán RECLAMAR cuando consideren que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contemplados en la ley y en estas políticas.

Los titulares podrán PETICIONAR la actualización, rectificación o supresión de datos cuando esta resulte ser incompleta o inexacta.

Para atender las consultas, reclamos y peticiones de los titulares, GRUPO AL S.A.S, designa al área de INFORMÁTICA, cuyo personal está en capacidad de darles solución de acuerdo a estas políticas. Para todos los casos, el titular deberá hacer la solicitud al correo electrónico protecciondedatos@grupoal.com.co indicando su nombre, identificación, forma de contactarlo, tipo de solicitud, una breve descripción del caso y aportar la documentación necesaria que soporte su caso.

GRUPO AL S.A.S, le dará trámite a las solicitudes recibidas en un máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recepción; los reclamos serán etiquetados como RECLAMO EN TRÁMITE hasta su solución y respuesta al titular. Si la solicitud no es clara o GRUPO AL S.A.S. considera que debe tener un soporte adicional, le hará saber esta decisión al titular solicitando el soporte adicional; al recibir los soportes requeridos se inicia nuevamente el plazo de diez (10) días hábiles para su trámite; si pasados treinta (30) días calendario, el titular no da respuesta al requerimiento se considera que ha desistido de su solicitud y continua la autorización de uso de sus datos sin modificación alguna.

13. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir de su fecha de publicación y podrá ser modificada en el momento en que se considere necesario con el fin de dar cumplimiento a cambios normativos o mejores prácticas que se desarrollen dentro de la empresa para el tratamiento de la información, todos los cambios serán comunicados a través de nuestro sitio web www.grupoal.com.co donde se podrá la versión más actualizada de nuestra política y en caso de que el cambio lo requiera se solicitará nuevamente la autorización al titular de la información.